Είτε πήρατε πρόσφατα τη μεγάλη απόφαση να γίνετε full-time freelancer, είτε είναι κάτι που κάνετε ήδη για αρκετό καιρό, θα πρέπει να γνωρίζετε πως υπάρχουν κάποια online εργαλεία που θα κάνουν τη ζωή σας πιο εύκολη. Επιτρέποντάς σας να οργανώσετε καλύτερα τις υποχρεώσεις σας, να κάνετε σωστά τον διαμοιρασμό του χρόνου ανάμεσα στα tasks και να επικοινωνείτε εύκολα με τους πελάτες σας, εγγυώνται να βελτιώσουν τις συνθήκες εργασίες σας και να εκτοξεύσουν την παραγωγικότητά σας στα ύψη.
Σαφώς, ανάλογα με τον τομέα στον οποίο απασχολείται κανείς, απαιτείται η χρήση διαφορετικών, εξειδικευμένων tools. Ωστόσο, στο ακόλουθο άρθρο θα παρατεθούν τα must-have, δοκιμασμένα και εγγυημένα εργαλεία, που ανεξαρτήτως του πεδίου σας, είναι απαραίτητα.
1. Εργαλείο Διαχείρισης Task
“Εργαλεία διαχείρησης task”, “Task Managers” ή αλλιώς, “ό,τι καλύτερο έχει δημιουργηθεί ποτέ για τους freelancers” (μετά το Google). Εργαλεία τέτοιου τύπου σας επιτρέπουν να οπτικοποιείτε τα tasks σας, να κρατάτε πάνω τους σημειώσεις, να οργανώνετε σωστά το πρόγραμμά σας και, κατ’ επέκταση, να γίνεστε πιο παραγωγικοί. Είναι απλά στη χρήση τους και όταν ξεκινήσετε να τα χρησιμοποιείτε, θα παρατηρήσετε άμεση βελτίωση στη διαχείριση του χρόνου σας και στις οργανωτικές σας δεξιότητες.
Τα tools που προτείνουμε είναι το Trello, αν είστε αρχάριος στους task managers και αναζητάτε κάτι απλό, και το Asana αν χρειάζεστε κάτι πιο εξειδικευμένο.
2. Εργαλείο Διαχείρισης Χρόνου
Έχοντας ως απώτερο στόχο τόσο τη βελτίωση της παραγωγικότητας, όσο και την οργάνωση του προγράμματός σας και τη δυνατότητα σωστής τιμολόγησης με βάση τον χρόνο που αφιερώνετε στο εκάστοτε project, οι Time Managers είναι απαραίτητοι.
Δίνοντάς σας τη δυνατότητα να κάνετε καταγραφή των ωρών που αφιερώνετε στα tasks σας και να δημιουργήσετε κατηγορίες, εργαλεία όπως το Clockify, το Time Doctor και το Toggl, θα σας επιτρέψουν να δείτε αναλυτικά πόσες ώρες καταναλώνουν οι εργασίες σας και θα μπορέσετε να προχωρήσετε σε αντίστοιχες χρεώσεις.
3. Εργαλείο Εύκολης Τιμολόγησης
Κάτι απαραίτητο για όλους τους freelancers, είναι ένα εργαλείο το οποίο τους επιτρέπει γρήγορη και εύκολη online τιμολόγηση. Έχοντας ως απώτερο στόχο την απλοποίηση της διαχείρισης της μικρής σας επιχείρησης, προγράμματα όπως το Fresh Books, το Stripe, και το Xolo, θα σας εξοικονομήσουν άπλετο χρόνο και χρήματα.
4. Εργαλείο Για (Οργανωμένες) Σημειώσεις
Ίσως, ανήκετε στην κατηγορία των ανθρώπων που μπορούν να κρατούν οργανωμένες σημειώσεις στο notepad, σε ένα απλό doc ή -για τους πιο old-school, μέχρι και στο σημειωματάριό τους. Ίσως όμως, ανήκετε στην αντίπερα όχθη, τη σκοτεινή, που η οργάνωση είναι όρος άγνωστος και καταλήγετε να αναλώνετε πολλές ώρες τη μέρα ψάχνοντας που είναι τι. Αυτό μόνο καλό δεν είναι, σωστά;
To ίδιο μάλλον σκέφτηκαν και οι δημιουργοί των Evernote και Notion, δύο εκ των καλύτερων online εργαλείων που επιτρέπουν στον χρήστη να κρατάει οργανωμένες σημειώσεις, να δημιουργεί πίνακες, να κάνει αναζητήσεις με βάσεις λέξεις-κλειδιά και να τα διαχειρίζεται από διάφορες συσκευές μέσω συγχρονισμού. Αν λοιπόν θέλετε να διευκολύνετε τη ζωή σας, δοκιμάστε τα!
5. Εργαλείο Αύξησης Παραγωγικότητας
Ένα από τα πράγματα που αγαπάμε περισσότερο εμείς οι άνθρωποι, είναι οι προκλήσεις. Μας αρέσει να θέτουμε στόχους και να βιώνουμε το ευχάριστο συναίσθημα της επίτευξής τους.
Το GanttPro λοιπόν, έχοντας υπόψιν ακριβώς αυτό, δίνει στον χρήστη τη δυνατότητα να ορίσει milestones και στόχους. Εκτός από το παραπάνω όμως, επιτρέπει σε κάποιον να οργανώσει τα projects του σε κατηγορίες και υποκατηγορίες.
6. Εργαλείο Παροχής Νόμιμων Εικόνων & Γραφικών
Ως freelancer είναι πιθανό να εργάζεστε σε κάποιο πεδίο που απαιτεί τη χρήση φωτογραφιών, γραφικών και γραφημάτων, είτε στα πλαίσια δημιουργίας μίας ιστοσελίδας, είτε για τη διαχείριση των social media των πελατών σας. Ωστόσο, ήδη θα γνωρίζετε πως η χρήση εικόνων δίχως άδεια, μπορεί να επιφέρει νομικά θέματα και να οδηγήσει σε προβλήματα.
Αυτό το ζήτημα έρχονται να επιλύσουν online εργαλεία όπως το Envato Element και το Canva, τα οποία, εκτός από εξαιρετικά απλά στη λειτουργία τους, προσφέρουν στον χρήση μία μεγάλη γκάμα υλικού το οποίο και μπορεί να χρησιμοποιήσει άφοβα (αφότου έχει αγοράσει μία συνδρομή).
7. Εργαλείο Διαχείρισης Κωδικών
Θέλοντας να προστατεύσετε τόσο τα δικά σας προσωπικά δεδομένα, όσο και αυτά των πελατών σας, αναγκάζεστε να χρησιμοποιείτε σύνθετους και διαφορετικούς κωδικούς σε καθεμία από τις πλατφόρμες στις οποίες συνδέεστε. Αυτό συχνά αποτελεί πρόβλημα, καθώς είναι δύσκολο να τους θυμάστε όλους. Πρόσθετα, η εναλλακτική του να τους σημειώσετε κάπου, εγείρει προβλήματα ως προς την ασφάλεια και το απόρρητο.
Ωστόσο, χρησιμοποιώντας ένα online εργαλείο διαχείρισης κωδικών, με το LastPass και το 1Password να είναι τα κορυφαία στο είδος τους, θα έχετε τους κωδικούς σας οργανωμένους στο ίδιο σημείο και δε θα χρειάζεται να ανησυχείτε πλέον για την ιδιωτικότητά σας.
8. Εργαλείο Online Αποθηκευτικού Χώρου
Ως freelancer θα χρειαστεί συχνά να αποθηκεύσετε αρχεία διαφόρων τύπων. Ωστόσο, η μνήμη στο desktop σας ή στο laptop σας είναι πολύτιμη και περιορισμένη. Για αυτό λοιπόν, η ιδανική λύση είναι η χρήση εργαλείων online αποθήκευσης – είναι ασφαλή, εύκολα στη χρήση και επιτρέπουν πρόσβαση στα αρχεία σας από κάθε συσκευή.
Το πιο απλό, εύκολο και δημοφιλές, είναι το Google Drive – το οποίο και προτείνουμε ανεπιφύλακτα!
9. Εργαλείο για Εύκολη Επικοινωνία με τους Πελάτες σας
Εργαλεία όπως το Loom επιτρέπουν στο χρήστη να συνδεθεί εύκολα και γρήγορα με τους πελάτες του. Δίνει τη δυνατότητα για καταγραφή οθόνης, διαμοιρασμό βίντεο και προσφέρει υποστήριξη σε πολλά επίπεδα του freelancing. Για αυτό το λόγο θεωρείται απαραίτητο – ιδιαίτερα στους κλάδους της γραφιστικής και του design!
10. Εργαλείο Διαχείρισης Social Media
Ως freelancer, τα social media αποτελούν το κύριο εργαλείο σας για την προσέγγιση νέων πελατών, αφού σας επιτρέπουν να γνωστοποιήσετε τις ικανότητές σας σε ένα ευρύ κοινό. Όμως, η διαχείρισή τους συχνά απαιτεί περισσότερο χρόνο από αυτόν που έχετε διαθέσιμο.
Το παραπάνω μπορεί να ξεπεραστεί εύκολα με τη χρήση ενός social media management tool, όπως το Sprout Social ή το Buffer. Τα εργαλεία τέτοιου τύπου σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε τα προφίλ σας σε όλα τα διαφορετικά κανάλια σας ταυτόχρονα, να προγραμματίζετε τα posts σας και, εν ολίγοις, να περιορίζετε τον χρόνο που καταναλώνετε σε αυτά.
